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律师支招|企业规章制度不合法不规范的法律风险防范

发表时间:2017/9/7 17:09:40 来源:陕西丰东律师事务所 作者:西安律师

 
风险1、不合法的规章制度,在仲裁或诉讼中不能作为审理劳动争议案件的依据
根据最高人民法院《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条明确规定,用人单位的规章制度,只有通过民主程序制定,不违反国家法律、行政法规及政策规定,并已向劳动者公示的,且不与劳动合同、集体劳动合同相冲突,才可以在劳动仲裁和司法审判中作为审理劳动争议案件的依据。否则,用人单位的规章制度将会不予适用。
    风险2、企业可能承担行政责任与赔偿责任
《劳动合同法》第八十条规定,规章制度违反法律、法规规定的,由劳动行政部门责令改正,给予警告;给劳动者造成损害的,应当承担赔偿责任。
    风险3、劳动者可以解除劳动合同
根据《劳动合同法》第三十八条规定,用人单位的规章制度违反法律、法规的规定,损害劳动者权益的,劳动者可以解除劳动合同,用人单位需支付经济补偿金。
   风险4、企业失去了抵御劳动争议风险的能力
企业制定规章制度的主要目的是为了维护企业的日常管理及正常秩序。由于劳动争议的复杂多样,仅靠劳动合同的约定是不够的,企业更需借助规章制度才能处理解决。因此,作为解决劳动争议的重要依据的企业规章制度,在处理劳动争议时具有不可替代的作用。如果制定的规章制度无效,企业在处理劳动争议时将陷于被动局面,遭受不必要的损失,也失去了企业抵御劳动争议风险的能力。
律师支招:如何制定合法有效的规章制度
 1、保障程序合法化
  (1)严格执行民主程序。法律规定用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。
   企业应严格执行规章制度制定修改应履行的民主程序,这个程序分为两个步骤:第一步是经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见;第二步是与工会或者职工代表平等协商确定。一般来说,企业建立了工会的,与企业工会协商确定;没有建立工会的,与职工代表协商确定。
(2)履行公示或告知程序。履行公示或告知程序方面,可用公司网站公布、电子邮件通知、公告栏张贴法、员工手册发放签收记录、规章制度培训签到记录、规章制度考试试卷、用工录用表确认等等
2、保证实体合法化
由于目前用人单位处于强势地位,为了避免用人单位在制定规章制定上走过场,虽然程序上达到要求,但实质上侵害劳动者权益的情况出现,法律规定了规章制度违法的法律责任。即:违法违规的规章制度无效,劳动者不仅可以随时通知用人单位解除劳动合同,给劳动者造成损害的,用人单位还要承担赔偿责任。如有的企业规章制度规定“劳动者自愿不缴纳社会保险”、“加班是对公司的一种奉献”、“双职工,一方解除劳动合同,另一方必须同时终止”、“禁止公司员工恋爱结婚,否则一方必须立刻离开公司”等等,这类规章制度由于和法律相抵触而无效。所以,企业要保证规章制度在实体上不违法。
3、注重证据意识
用人单位在制定和依据规章制度行使工作管理权时必须具备证据意识,以防发生纠纷时企业举证不能的风险发生。在规章制度制定方面,需要保留已经履行好法定程序的证据,如会议记录、讨论、协商的经过等等书面证据。如经过与工会协商的,协商的会议纪要经工会盖章,工会主席签字确认。在履行告知程序方面,需要保留已告知的证据,如公司网站公布、电子邮件通知、公告栏张贴法、员工手册发放签收记录、规章制度培训签到记录、规章制度考试试卷、用工录用表确认等等。在依据规章制度处理或者解除劳动合同方面,需要保留违规调查方面的证据。
企业应结合行业特征和本企业的具体情况,加强和完善单位的制度建设,使得规章制度行之有效,真正发挥其应有的作用,为企业健康有序发展提供强有力保障。
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